FAQ

FP Sign kan worden gebruikt om PDF-bestanden te ondertekenen, waaronder het PDF/A-1b-formaat en verschillende PDF/A-3-formaten. Daarbij is de leesbaarheid verzekerd, voor een bewaartermijn van maximaal 110 jaar, en de documenten tonen onmiddellijk een latere wijziging via de handtekening (integratiebescherming). Documenten die zijn ondertekend met FP Sign kunnen vervolgens worden gearchiveerd op een wijze die voldoet aan de herzieningsregels en voldoet aan GoBD, en voldoen aan alle wettelijke vereisten voor opslag van documenten.

 Er zijn verschillende opties om een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening toe te voegen aan een FP Sign-document:

a) De gekwalificeerde elektronische handtekening (qeS)

De gekwalificeerde elektronische handtekening is het hoogste en meest veilige handtekeningsniveau in Europa. Als de gebruiker al een gekwalificeerde elektronische handtekeningeenheid heeft, kan de FP Sign Client-app worden gebruikt om de handtekening te maken met behulp van het gekwalificeerde sleutelmateriaal, samen met het certificaat (dit wordt uitgegeven door een vertrouwenscentrum als e-seal of persoonlijk certificaat). Mentana-Claimsoft helpt bedrijven bij het verkrijgen van gekwalificeerd elektronisch handtekeningenmateriaal van een vertrouwenscentrum.

Als de gebruiker nog geen eigen gekwalificeerde elektronische handtekening heeft, kan hij/zij contact opnemen met een tussenpersoon zoals Mentana-Claimsoft en een volmacht afgeven. Dankzij deze autorisatie mogen de handtekeningexperts van Mentana-Claimsoft een tussenhandeling maken volgens de Duitse handtekeningwet SigG namens de gebruiker.

b) De geavanceerde handtekening

Gebruikers die nog geen geavanceerd handtekeningscertificaat hebben, kunnen dit bij Mentana-Claimsoft kopen. De geavanceerde handtekening verzekert de afzender en de ontvanger dezelfde integriteit (onveranderlijkheid) als de gekwalificeerde elektronische handtekening , maar op een lager beveiligingsniveau, bijvoorbeeld door een eenvoudige wachtwoordverificatie. Voor een meerderheid van de documenten is de geavanceerde handtekening in Duitsland juridisch geldig. 

De ontvanger heeft verschillende opties.

a) Hij kan de handtekening van een document afwijzen en een reden opgeven.

b) Als latere wijzigingen bijvoorbeeld in een contract moeten worden opgenomen, kan de ontvanger correcties invoegen in het document dat moet worden ondertekend en e nieuwe PDF uploaden, signeren en terugsturen naar de afzender voor een nieuwe handtekening.

c) Via FP Sign kunnen ook beschrijfbare PDF-bestanden worden uitgewisseld, omdat deze bijvoorbeeld worden gebruikt als vragenlijst van zorgverzekeraars. De voorgevulde vragenlijsten kunnen door de ontvanger in het document worden bewerkt, ondertekend en teruggestuurd naar de ziektekostenverzekering via FP Sign. 

De gekwalificeerde handtekeningen in FP Sign worden gemaakt met de Mentana-Claimsoft-producten AutoSigner of OfficeSigner en beide programma's zijn door de Federal Network Agency (ABnetzA) gecertificeerd door de fabrikant. De wettelijke basis van de verklaring van de fabrikant is de § 17, lid 4, onder 2 van de Handtekeningwet in combinatie met § 15 (5) onder 1 van de Handtekeningverordening. Bovendien is de AutoSigner beschouwd en gekwalificeerd als een kwalificerende elektronische bezorgdienst voor e-mail wanneer hij in aanmerking komt voor eIDAS. Als laatste beveiligingsfunctie kan het ondertekende document worden gecontroleerd/geverifieerd en het bijbehorende protocol geeft de veiligheid aan.

FP Sign voldoet aan de vereisten van eIDAS, die sinds 1 juli 2016 van kracht is, voor de gebruikte handtekeningen van PaDES (ETSI TS 119 142-1 of DIN EN 319 142-1: 2016-08). eIDAS biedt gebruikers het grote voordeel van een Europese wettelijke bescherming. Specifieke toepassingen zijn bijvoorbeeld grensoverschrijdende zakelijke relaties. FP Sign voldoet ook aan de vereisten van de Duitse Signature Law SigG.

Het beveiligingsniveau en dus het bewijs en de geldigheid van een document kan door de gebruiker zelf worden bepaald door het handtekeningtype te selecteren. Om een juridisch, leesbaar, niet-manipuleerbaar document voor de rechter te kunnen presenteren, is in veel gevallen een geavanceerde handtekening, die tot stand is gekomen via FP Sign, voldoende. De reden: FP Sign slaat het volledige activiteitenlogboek van elk document op. In de geschiedenis wordt de geldigheid en daarmee de integriteit van de handtekening bevestigd.

De afzender geeft aan op welk handtekeningniveau de ontvanger zich moet aanmelden. De ontvanger opent de link naar het document dat naar hem is verzonden en kan het ondertekenen met een klik. Om een geavanceerd document te ondertekenen, hoeft de ontvanger niet te zijn geregistreerd bij FP Sign of een licentie te hebben voor FP Sign of speciale software.

Met FP Sign kunnen documenten op elk moment en vanaf een groot aantal mobiele apparaten met de geavanceerde handtekening worden ondertekend.

FP Sign werd in Duitsland ontwikkeld door Mentana-Claimsoft GmbH, een dochteronderneming van Francotyp-Postalia Holding AG. Mentana-Claimsoft is sinds de oprichting in 1996 gespecialiseerd in de ontwikkeling van elektronische handtekeningen. Mentana-Claimsoft gebruikt datacenters in Duitsland voor zijn diensten zoals FP Sign, die zijn gecertificeerd door het Federale Bureau voor Informatiebeveiliging (BSI). Daarnaast kan de eigen opslaginfrastructuur van de klant worden aangesloten.

De identificatie van de ontvanger kan zowel via een mobiele TAN-methode als via een video-identificatiemethode plaatsvinden. In beide gevallen moet de afzender het e-mailadres en het mobiele nummer kennen. In het geval van de Video-Ident-methode heeft de ontvanger een geldig ID of paspoort nodig. Hiermee wordt dubbel gecontroleerd of het de juiste ontvanger betreft.

Om documenten elektronisch te ondertekenen en uit te wisselen met FP Sign, moet de afzender een FP Sign-account hebben. Dit kan al worden geïntegreerd in bestaande CRM- of ERP-programma's als onderdeel van een bedrijfsoplossing. Als alternatief kunnen gebruikers zich direct aanmelden via het portaal www.fp-sign.com en een account krijgen.